Comment faire une fiche d’intervention numérique ?

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À l’heure du digital, de plus en plus d’entreprises se débarrassent des rapports papiers pour utiliser les fiches d’interventions numériques.
Tout savoir sur les fiches d'interventions numériques

Pourquoi les rapports d’interventions numériques sont-ils populaires et comment les utiliser ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le bon d’intervention digitale.

Présentation : La fiche d’intervention numérique

La fiche d’intervention aussi appelée rapports d’interventions ou bons d’interventions est un élément essentiel pour de nombreuses activités de service et même obligatoire pour certains secteurs comme la dératisation.

Pour fluidifier la facturation et bénéficier d’une bonne communication, ce rapport doit être correctement réalisé.

La gestion d’interventions pendant les années 80

Avant, les employés itinérants devaient emporter avec eux des fiches papiers à remplir sur le terrain afin de remonter l’information et de permettre aux équipes bureau d’éditer une facture finale. Entre les feuilles qui s’égarent, l’écriture parfois illisible, le manque de réactivité ou encore la difficulté d’archiver les interventions, une gestion traditionnelle génèrent de nombreuses pertes de temps 🤕

La gestion d’interventions moderne

Avec l’arrivée d’internet, de nombreuses tâches se retrouvent automatisées ou grandement facilitées, c’est le cas des rapports d’interventions.

Avec un logiciel de gestion, il est possible de générer automatiquement les rapports d’interventions avec les informations des clients et de l’intervention, puis de les éditer facilement sur le terrain pour remonter l’information tout au long de la journée (photos, commentaires, durée..)

En complément, ces outils permettent également la gestion du planning, de la facturation, des avis de passages et questionnaires de satisfaction et bien plus encore.

Les avantages des rapports d’interventions numériques

De manière générale, opter pour une dématérialisation de ses documents est un excellent moyen de gagner en productivité et d’augmenter ses revenus, c’est d’autant plus vrai avec les bons d’intervention.

  1. Gain de productivité et de temps pour les équipes sur le terrain
    Avec une fiche d’intervention digitale, les équipes terrain accèdent à toutes les informations de l’intervention sur une application mobile. Simple et rapide, vos équipes peuvent remonter l’information facilement.

    Plus besoin de sortir le stylo et le papier. Avec un simple téléphone ou tablette, les équipes sur le terrain génèrent automatiquement un rapport d’interventions avec les informations de la mission, ils peuvent y ajouter des photos, la signature du client et bien plus.

    Effectuer sa gestion d’interventions avec un outil équipé de fiches d’intervention numérique améliore également le confort de travail et valorise les collaborateurs.
  2. Optimiser la communication client
    Avec les rapports numériques Organilog, vous profitez de la signature en ligne et même d’un portail client, pour partager facilement les fiches d’interventions avec vos clients.

    Vos clients accèdent facilement aux documents et aux informations liées aux interventions, et avec un logiciel de gestion d’interventions comme Organilog vous pouvez même envoyer des avis de passage et des questionnaires de satisfaction.
  3. Éviter les erreurs de saisie
    Avec un système semi-automatisé vous évitez les fautes de frappe et autres erreurs que l’on retrouve au quotidien.
    Les informations sont automatiquement récupérées de la fiche client et s’intègrent dans un modèle de rapports d’interventions personnalisé PDF ou Web pour un gain de temps considérable.
  4. Remonter l’information en temps réel
    Dès qu’un collaborateur terrain met à jour la fiche, l’information est partagée pour être accessible aux équipes bureau concernées.

    Terminé les nombreuses fiches d’interventions volatiles posées sur un coin de table le soir, l’information est automatiquement enregistrée et les équipes bureau peuvent suivre l’intervention comme s’ils y étaient.
  5. Archiver les informations de l’intervention
    Les interventions sont archivées et rangées par client, sur une interface permettant la création rapide d’une nouvelle intervention.

    Vous retrouvez l’information facilement sur une interface dédiée, ce qui évite les nombreuses pertes de temps souvent rencontrées avec une gestion traditionnelle.
  6. Valoriser le professionnalisme de l’entreprise
    L’utilisation d’une application mobile au lieu de l’utilisation du papier renforce l’image de l’entreprise et améliore le confort de travail des équipes.

    En dématérialisant vos fiches d’intervention, vous soignez l’expérience client en bénéficiant d’une qualité de service accrue.
  7. Protéger la planète et faire des économies
    Avec les fiches d’interventions numériques, plus besoin d’imprimer de nombreuses feuilles chaque année ce qui permet des économies non négligeables et diminue l’impact environnemental.

Comment utiliser un bon d’interventions digital ?

Avec un outil de gestion d’interventions comme Organilog, créer ses rapports devient un jeu d’enfant. En quelques clics la fiche est générée et peut être envoyée au client.

1 – Créer l’intervention depuis le planning

2 – Assigner l’intervention à un collaborateur

3 – Remonter l’information depuis le terrain

4 – Envoyer le rapport d’intervention

5 – Créer une facture à partir du rapport

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