Comment faire un avoir sur facture ?

En tant qu'entreprise vendant des produits ou des services, vous êtes certainement amenés à faire des factures d'avoir pour rectifier ou annuler une facture.
faire un avoir sur facture - une femme à son bureau en train de faire sa facturation sur son ordinateur avec une calculatrice à la main

En tant qu’entreprise, vous vendez des produits et/ou des services que vous facturez à votre clientèle. Certainement qu’il vous arrive de devoir annuler ou modifier une facture. Pour ce faire, vous devez alors créer une facture d’avoir. Eh oui, c’est comme ça, c’est la loi ! Vous ne pouvez pas annuler une facture comme ça…

Organilog vous explique en quoi consiste ce document comptable et comment faire un avoir sur facture vous-même ou, plus simplement et rapidement, avec un logiciel de facturation.

L’avoir sur facture : Qu’est-ce que c’est ? À quoi ça sert ?

La facture d’avoir, aussi appelée “note de crédit” est une facture venant annuler ou rectifier une facture classique déjà émise.

Ce document modifie la facture initialement émise, dans le cas d’une erreur, d’un geste commercial, ou d’un remboursement partiel ou total du produit ou du service. La facture déjà émise est alors annulée et, grâce à la facture d’avoir, la comptabilité n’est pas impactée et respecte la législation.

En effet, depuis 2018, la loi anti-fraude à la TVA interdit de rectifier ou annuler une facture déjà émise à un client. Il faut impérativement créer une facture d’avoir rectificative. Celle-ci constitue une preuve juridique de votre “dette” auprès de votre client. En cas de contrôle de l’Urssaf, les factures d’avoir justifient les annulations de factures d’origine.

Comment faire une facture d’avoir ?

Comme une facture classique, la facture d’acompte a également ses normes légales à respecter, tant dans sa numérotation que dans les mentions obligatoires.

La numérotation

Pour respecter la numérotation des factures d’avoir, les entreprises ont deux possibilités :

  • soit intégrer les factures d’avoir dans les factures classiques. Ainsi, leur numérotation suit l’ordre chronologique, continu et sans rupture de l’ensemble de la facturation.
  • soit créer une numérotation parallèle pour ce type de facture, qui devra, elle aussi, être dans un ordre chronologique, continu et sans rupture.

Dans le cas de seconde option, la numérotation pourra commencer par “A” pour “avoir”. Elle sera alors bien distincte de la numérotation des factures classiques.

Les mentions obligatoires

Lorsque vous créez une facture d’avoir à un client, il doit figurer plusieurs mentions sur celle-ci qui diffèrent d’une facture classique :

  • la mention “Avoir” doit clairement apparaître
  • la mention “net à déduire”, qui vient remplacer la mention “net à payer” de la facture ordinaire
  • un signe négatif devant chaque montant, qu’il soit HT, TTC ou TVA

Outre ces mentions, la note de crédit doit comporter les mêmes indications qu’une facturation normale. À savoir :

  • le numéro de facture et sa date d’émission
  • les coordonnées du vendeur et son identité (dénomination)
  • les coordonnées et l’identité du client
  • le détail des produits ou services facturés
    • désignation des produits/services et code d’identification
    • quantité
    • prix unitaire
    • prix total HT
  • le montant de la TVA
  • le montant total de la facture TTC à déduire
  • les modalités de paiement (chèque, bon d’achat, remise, virement bancaire, etc.)
  • les conditions de vente

Quelle est la durée de validité d’un avoir ?

Sans mentions de dispositions contraires dans les conditions générales de vente, la durée de validité d’une facture d’avoir est de 5 ans (Art. L110-4 du Code du commerce). Si vous souhaitez réduire la durée de validité des avoirs, vous devez alors le mentionner dans vos CGV.

Passez à l’automatisation et générez en un clic vos factures d’avoir !

Pour émettre une facture d’avoir, vous pouvez bien évidemment la créer vous-même, à la main, sur des logiciels d’édition tels que Word et Excel. Toutefois, cela reste chronophage et fastidieux à faire…

Vous pouvez bien entendu vous servir d’un modèle d’avoir, comme nous le proposons sur Organilog. C’est une solution intermédiaire ou vous avez uniquement à saisir les données de votre client.

Mais une solution bien plus efficace et rapide existe : recourir à un logiciel de devis et facturation !

Organilog au service de votre facturation

Organilog est un logiciel de gestion d’entreprise complet. Il propose notamment une fonctionnalité de devis et facturation permettant d’éditer des devis et de les transformer en un clic en facture !

Les factures sont diverses et variées et correspondent aux besoins des entreprises : facture classique, facture d’acompte, facture proforma, etc.

La facture d’avoir s’édite automatiquement depuis la facture d’origine. Vous n’avez plus à ressaisir les données client ! Le logiciel les reporte automatiquement sur le document. De votre côté, vous n’avez plus qu’à modifier ce qu’il y a à annuler et rembourser !

Un outil complet de facturation

Organilog fait bien plus que de la simple facturation !

  • Relance automatique des impayés et retards de paiement
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  • Calcul des montants HT et TTC selon le taux applicable de la TVA
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N’hésitez plus ! Organilog est LE logiciel qu’il vous faut !

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