T.PRO – Entretien des espaces verts

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T.PRO est une entreprise spécialisée dans le paysage et la pose de clôture pour les professionnels. Basée en Loire Atlantique, la société opère dans tout le grand ouest (cf. Bretagne, Pays de la Loire, Basse Normandie et Haute Normandie). L’entreprise fait parti des leaders dans son domaine dans sa région. Elle affiche une croissance importante dans des périodes économiquement difficiles.

Méthodologie avant Organilog

Travail au quotidien

Les collaborateurs au sein de T.PRO sont relativement nombreux. Chaque matin les employés débutent leurs journées à l’entreprise, en prenant connaissance de leur emploi du temps et préparent ensuite leur matériel. Au cours de leur journée ils remplissent une feuille d’activité qui sera transmise au responsable en fin de journée. Ces données indispensables seront par la suite recopiées sur informatique pour archiver le travail effectué et mieux gérer le suivi client.

Particularité pour les grands comptes

T.PRO a l’habitude de travailler avec de grands comptes qui souhaitent des résultats et des preuves du travail effectué. Pour fournir un rapport détaillé, l’entreprise a investi dans des appareils photos utilisés par les employés avant et après chacune des interventions. Ce travail indispensable est malheureusement lourd à gérer. Résumons les étapes de la procédure mise en place :

  1. L’employé prend une photo du chantier avant de commencer à faire son travail, puis débute ses tâches
  2. A la fin de l’intervention, l’employé prend une seconde photo pour justifier de son passage et prouver la qualité de son travail
  3. Par la même occasion, l’employé résume l’intervention sur une fiche d’intervention papier
  4. A la fin de la journée, cet employé transmet la fiche papier et l’appareil photo à son responsable. Ce dernier se chargera de récupérer les photos sur l’appareil et de faire le rapprochement entre photos et chantiers, selon l’heure
  5. La fiche d’intervention papier est ré-écrite sur informatique pour mémoriser les heures de passages
  6. Une fois toutes les pièces justificatives récupérées, un rapport peut être édité et envoyé au client

Ce travail fastidieux fonctionne mais force est de constater qu’avec les nouvelles technologies il est possible de faire mieux.

Début de collaboration

C’est à partir d’octobre 2013 que T.PRO a commencé à réfléchir à une solution alternative, basée sur mobile, pour améliorer le processus métier.

Utilisation d'Organilog par un chef d'équipe

Utilisation d’Organilog par un chef d’équipe

Les objectifs étaient multiples :

  1. Fournir quotidiennement l’emploi du temps aux employés sans que ceux-ci n’aient besoin de venir le récupérer au siège social de l’entreprise
  2. Permettre aux employés d’écrire leur fiche d’intervention sur le smartphone plutôt que de l’écrire sur une feuille papier
  3. Associer des photos à chacune de leur intervention
  4. Ne plus avoir besoin de recopier la fiche d’intervention papier sur ordinateur et ainsi gagner un temps considérable en logistique
  5. Fournir une solution facile d’accès afin de gagner du temps lors de la formation des équipes à l’utilisation d’un tel outil

La solution Organilog s’est révélé être la réponse à chacune de ces attentes, et à même surpassé les attentes initiales. Le développement de l’outil s’est adapté aux besoins.

La mise en place d’un emploi du temps sur le mobile nécessite un travail important en amont pour changer le fonctionnement interne dans l’entreprise. La première collaboration a consisté à créer une application sans planning pré-établi et qui se rempli uniquement par l’ouvrier. Dès que l’ouvrier a terminé une intervention, il synchronise le contenu avec l’application web pour que le responsable obtienne la version numérique de la fiche d’intervention.

M CourtoisOrganilog nous a permis d’être plus efficace sur la remontée et la descente d’informations, dans un souci de qualité et de traçabilité pour nos clients.
M. Courtois, chargé d’affaires, Société T.PRO

Uniquement avec ce fonctionnement basique, le système possède d’ores et déjà des avantages non négligeables :

  • Gagner en réactivité
  • Économiser le temps initialement prévu pour recopier la fiche papier sur ordinateur
  • Remplacer le vieux modèle de téléphone portable et d’appareil photo des employés par des smartphones
  • Obtenir la fiche d’intervention avec les photos (plus de 2400 photos en 4 mois), sans avoir besoin de les générer soi-même

Adoption de l’application par les employés sur le terrain

Les ouvriers se sont habitués rapidement à l’application mobile. Quelques erreurs ont parfois été commises, mais l’interface web permet de les corriger. Une fiche explicative à été créée pour expliquer le fonctionnement et les petites astuces concernant l’utilisation de l’application smartphone.

Utilisation de l'application Organilog au début d'une intervention

Utilisation de l’application Organilog au début d’une intervention

Une chose est sûre, si les employés devaient retourner à l’ancienne méthode papier, ça risquerait d’être ressentie comme une régression.

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