Comment faire une facture Proforma ?

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Découvrez la facture Proforma ! Quelle est son utilité ? Comment la rédiger et la transformer en facture normale ?
Comment faire une facture Proforma

Au sein de nos activités professionnelles, nous avons besoin d’émettre divers types de documents nécessaires au bon déroulement des interventions. Devis, bons de commande, factures, ces documents peuvent être émis avec l’aide d’un logiciel de facturation et de devis. Il arrive parfois que le client demande une facture proforma. Utile pour justifier une dépense future, contracter un crédit (par exemple pour des travaux), ou encore pour vous protéger des impayés, les factures pro forma sont émises à titre informatif.

Qu’est-ce qu’une facture Proforma ?

Une facture proforma ressemble quasiment trait pour trait à une facture ordinaire. Elle détaille l’ensemble des prestations d’une intervention ou des achats et rassemble toutes les informations commerciales et légales pour le client. Pour faire simple, une facture “pour la forme” est une facture brouillon créée avant la véritable facture.

La facture pro forma n’a aucune valeur légale et comptable ! Mais alors, à quoi sert-elle ? 🤔

Tout d’abord, ce type de facture permet d’être négocié et modifié avant la facturation définitive de l’acte ou de l’achat. Elle facilite la relation commerciale avec votre client et ouvre la communication et la négociation.

Elle vous permet également de vous protéger contre d’éventuels impayés, et, là encore, de négocier avec un client indélicat.

Du côté de vos clients, la facture proforma leur est aussi très utile dans divers cas :

  • pour faire une demande de crédit auprès d’une banque, que ce soit une demande de prêt personnel, un crédit pour des travaux ou encore un prêt professionnel. Introduire ce type de document dans le dossier permet de rassurer la banque !
  • de la même manière que précédemment, la facture pro forma permet de justifier une dépense importante,
  • elle constitue par ailleurs un justificatif valable pour les douanes dans le cas d’import/export.

Découvrez notre modèle de facture Proforma

Quelle est la différence avec un devis et une facture ordinaire ?

Une facture proforma est un brouillon de facture, elle n’a aucune valeur juridique et comptable. Ainsi, elle n’est pas payable, n’a pas non plus de valeur juridique et ne doit pas être insérée dans la comptabilité de votre entreprise. À la différence d’une vraie facture commerciale, ce type de document est entièrement modifiable.

Contrairement au devis, la facture pro forma n’engage pas les deux parties. Créée à l’issue de la prestation, cette facture provisoire a une valeur strictement informative.

Que mettre dans une facture pro forma ?

Document commercial ouvrant la discussion et la négociation entre votre entreprise et le client, la facture proforma doit tout de même respecter une mise en forme précise.

  • Un en-tête indiquant clairement la mention “Facture Proforma” pour qu’aucune confusion ne soit possible,
  • les informations relatives à votre entreprise :
    • raison sociale
    • numéro de SIREN
    • numéro de TVA intracommunautaire
    • adresse du siège social
    • forme juridique
  • la date d’émission
  • les informations relatives au client
  • la description de chaque produit ou service, leur quantité et prix unitaire
  • le montant total hors taxe, le montant de la TVA et le montant total TTC
  • les conditions et moyens de paiement
  • les mentions légales et conditions générales de vente

Les factures proforma ne devant pas s’intégrer à la comptabilité de votre entreprise, leur numérotation doit être différente des factures ordinaires. Les factures pro forma doivent posséder leur propre numérotation spécifique.

Notre exemple de facture Pro Forma

Comment faire une facture définitive à partir d’une facture Proforma ?

En cas d’accord avec votre client sur la facture proforma envoyée, vous pouvez passer à l’édition de la facture normale. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel qui émettra la facture électronique.

Vous venez d’envoyer une facture proforma à votre client qui l’a acceptée. Pour la convertir en facture normale, vous devez remplacer la mention “facture proforma” par “facture”, reprendre la numérotation de vos factures ordinaires, mettre à jour la date de la facturation, et mentionner l’échéance du paiement, ainsi que l’ensemble des modifications issues des négociations.

Créer une facture Proforma avec Organilog

Organilog intègre une fonctionnalité de logiciel de facturation. Ce module permet d’éditer des factures à partir de devis. Mais il propose également l’édition de factures proforma pouvant être transformées en factures normales.

La gestion des factures proforma avec Organilog est simple et s’insère dans une expérience utilisateur optimale. Au même titre que les autres documents, les factures proforma du logiciel sont entièrement personnalisables.

Il est aussi possible de créer des factures proforma récurrentes et d’en générer toutes les factures ordinaires qui en découlent.

facture proforma logiciel Organilog
© Organilog

Par exemple, vous créez une facture Pro Forma avec un montant régulier, qu’il soit mensuel ou trimestriel. Vous créez ensuite votre récurrence correspondante et sélectionnez l’option “Générer les factures”.

Le logiciel crée automatiquement une nouvelle facture sur le modèle donné.

Concernant la récurrence, l’échéance de paiement est mise à jour dynamiquement selon le modèle de la facture.Organilog est une solution efficace et complète de gestion des interventions et vous permet d’optimiser le processus de facturation de manière simple et intelligente.

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