Chaque entreprise utilise des factures, elles sont essentielles à son fonctionnement et en éditent un grand nombre chaque année. Mais connaissez-vous le vrai coût de ces documents papiers ? Découvrez les chiffres clés étonnants et tous les bénéfices de la dématérialisation des devis et factures.
Le vrai coût de vos factures et devis papiers
En moyenne, une entreprise dépense 9.5€ en coût de traitement d’une facture. Cela vous étonne ? Et pourtant ce n’est pas la seule chose qui devrait vous surprendre !
Selon Cegid, 5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier et 7,7% de temps perdu dans les tâches administratives, selon une étude de Plum et Sage.
Si ce n’était que ça… 🤯
Retards de paiements, impayés, erreurs, doublons… cela vous semble familier ? Ces nombreux obstacles sont fréquemment rencontrés par les entreprises de toutes tailles.
D’un point de vue écologique, savez-vous qu’une entreprise de 100 salariés représente l’équivalent de 120 arbres par an ?
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Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Dématérialiser ses devis et factures c’est tout simplement le fait d’arrêter l’utilisation du papier pour utiliser une solution numérique.
De la création jusqu’à l’archivage en passant par l’envoi et le traitement, tout est 100% numérique ce qui permet de diminuer les interventions humaines (éviter les erreurs, gagner du temps..) et de fluidifier les échanges.
Pourquoi dématérialiser ses factures et devis ?
Hormis les (très) nombreux avantages de la dématérialisation, il est important de savoir que la facturation électronique deviendra obligatoire entre 2024 et 2026, ce qui est déjà le cas pour les entreprises traitant avec le secteur public.
Les bénéfices des factures et devis numériques
- Réduire de 12% les retards de paiement
- Diminuer les tâches chronophages (30% de temps gagné en moyenne)
- Éviter les erreurs de saisie
- Améliorer la relation client
- Faciliter le stockage
- Améliorer la traçabilité
- Fluidité de facturation
- Protéger l’environnement (-70kg de papier chaque année)
75% des entreprises qui dématérialisent leurs factures constatent une amélioration de la relation client.
La durée moyenne des traitements d’une facture de la réception jusqu’au paiement pouvait aller jusqu’à 8 jours, ce délai est grandement réduit à l’aide des factures électroniques.
Pour conclure sur les nombreux bénéfices de la dématérialisation, il est également important de savoir que passer au numérique permet de profiter de nombreuses fonctionnalités permettant de gagner en productivité, telles que la création de factures récurrentes automatiques, le pré remplissage des devis, ou encore de pouvoir transformer un devis en une facture en 1 clic.
Comment utiliser les factures et devis électroniques ?
Le déploiement est relativement simple à mettre en place, et le retour sur investissement rapide.
Voici un exemple d’utilisation avec l’outil Organilog :
- Vous éditez un devis en ajoutant des produits déjà référencés au sein de votre inventaire
- Le devis est automatiquement pré rempli avec les informations du client
- Vous envoyez le devis en un clic au client par email et votre correspondant peut le signer en ligne très facilement.
- Le devis est signé, vous le transformez en une facture à l’aide d’un simple clic.
- La facture est envoyée au client puis vous l’archivez automatiquement pour la retrouver très facilement, pour garder la traçabilité. Vous pouvez faire de même avec la facture proforma.
Convaincu par la dématérialisation ? Profitez d’une démonstration gratuite de notre outil Organilog, pour utiliser les devis et factures électroniques facilement. 😉
La dématérialisation encouragée par la loi
Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques bénéficient désormais de la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du code civil:
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
Vous pouvez également consulter le PDF du site internet entreprises.gouv.fr qui apporte de nombreuses précisions concernant la dématérialisation des factures
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