Le succès de votre entreprise dépend en grande partie de son organisation. Mettre en place une politique d’attribution de vos interventions est essentiel pour fluidifier l’activité et améliorer le confort de travail de vos équipes. On vous dit tout ce qu’il faut savoir pour bien répartir les interventions de vos techniciens ! 😉
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L’importance d’une bonne répartition des interventions
Pour les entreprises de services, que ce soit en informatique ou en maintenance industrielle, les interventions peuvent être préventive (ex: maintenance) ou curative (ex: incidents).
Bien souvent, les entreprises mettent en place un système d’astreinte pour envoyer rapidement un technicien sur place en cas d’urgence. Ce genre de système permet d’être réactif en cas de panne, par exemple.
Bien sûr, il faut bien garder en tête qu’un technicien peut être malade ou absent pour diverses raisons, il faut donc prévoir ce genre de cas dans la politique d’attribution des interventions.
Un logiciel de gestion de techniciens permet d’optimiser le planning d’intervention, tout en ayant une multitude d’avantages comme par exemple la création des rapports d’interventions automatiques ou encore une application mobile dédiée aux techniciens en situation de mobilité.
Pour conclure sur ce premier point, il faut également faire particulièrement attention à la réalité personnelle des techniciens. Par exemple, un technicien qui à un enfant en bas âge ne pourra pas forcément avoir les mêmes disponibilités qu’un jeune célibataire.
Bon, je vous ai suffisamment parlé des problématiques, concentrons-nous maintenant sur les solutions pour avoir une bonne répartition des interventions ! 😄
Selon quels critères répartir les interventions ?
1- La zone géographique
Mettre en place une spécialisation par zone géographique est très pertinent pour optimiser les temps de trajets. Vous réduisez les coûts de déplacements et le temps passé par intervention. En effet, un technicien qui a une bonne connaissance des lieux évitera les déplacements inutiles et sera plus efficace.
Sur le long terme, cela permet de quadriller les zones avec toutes les compétences requises.
2- Les compétences et l’expérience
Bien évidemment, chaque technicien a ses spécialités et ses points forts. Bien prendre en compte les compétences et l’expérience de ses techniciens permet d’attribuer plus facilement les interventions.
Il serait contre-productif d’assigner une intervention à une personne qui n’a aucune familiarité avec les tâches à effectuer sur le terrain.
Ou pire, d’attribuer une intervention très importante à un technicien débutant.
3- La capacité journalière des techniciens
Chaque technicien est unique et bien sûr certains techniciens peuvent être plus rapide que d’autres, selon l’expérience ou encore le type d’intervention attribué.
Avant de planifier les interventions, il convient de les répartir avant tout par technicien.
Une fois que toutes les interventions de la semaine sont réparties, il ne vous reste plus qu’à modeler l’emploi du temps quotidien, en prenant en compte les temps de trajets.
Utiliser un logiciel de gestion d’interventions comme Organilog permet non seulement de répartir et planifier les interventions efficacement, mais aussi de bénéficier d’une multitude de statistiques sur sa propre activité.
De cette manière, vous connaissez la charge de travail que chaque intervenant peut assumer, et vous pouvez également situer votre avancée par rapport à vos objectifs, par exemple.
4- La priorité des interventions
C’est souvent le cas pour une entreprise de services. Savoir jongler avec les différentes urgences est primordial si vous voulez assurer le SAV de vos interventions et fidéliser vos clients.
Il est donc important d’assigner les interventions prioritaires en début de semaine pour les terminer le plus tôt possible.
Les interventions prioritaires sont généralement liées à un incident, le temps nécessaire à solutionner le problème est souvent difficile à prévoir.
Commencer l’intervention prioritaire en début de semaine permet de quantifier la charge de travail sur le terrain le plus rapidement possible.
5- Les interventions récurrentes
Dans le cas de la maintenance par exemple, il est fréquent d’avoir des interventions récurrentes, planifiées aux mêmes dates d’année en année.
Il est alors important de bien l’assigner en avance à un technicien, et si possible toujours au même intervenant pour qu’il puisse être le plus efficace possible.
Avec un logiciel de planification d’intervention, il est possible de créer des récurrences, pour que les interventions se créent automatiquement chaque semaine, mois ou année.
6- Les imprévus
On le sait, dans votre activité il y a souvent des imprévus, le nombre diffère selon votre activité. Une chose est sûre, un bouleversement de planning peut avoir l’effet d’un tsunami dans votre entreprise si c’est mal géré !
Le responsable planning ou le responsable chantier doit donc établir son planning en avance selon les 5 premiers points évoqués ci-dessus, en se laissant une marge de manœuvre pour assurer les imprévus.
Avec le logiciel Organilog, le responsable peut modifier très rapidement un planning tout en notifiant le ou les techniciens de ce changement.
Ce logiciel de gestion d’intervention est également très efficace pour prendre en compte les absences des techniciens car ces derniers peuvent poser leurs congés directement sur l’interface.
Pour finir, un outil d’interventions comme Organilog permet de prévenir automatiquement les techniciens d’astreinte le plus tôt possible, pour gagner du temps et éviter les coups de téléphones inutiles.
Utiliser un logiciel de gestion pour répartir facilement les interventions de ses techniciens
Nous l’avons évoqué plus haut, utiliser un logiciel de gestion d’interventions devient la norme.
Fini les tableaux Excel et les bouts de papiers volatiles, en 2021 il est possible de centraliser son activité sur un seul logiciel.
S’équiper d’un tel outil permet d’assurer une bonne répartition des interventions et d’optimiser l’ensemble de l’entreprise.
Voici un avant goût de ce que permet un logiciel de gestion d’interventions :
- Création des interventions
- Gestion des plannings
- Remontée d’information
- Facturation
- Traitement des demandes clients
- Gestion du stock
🍒 Cerise sur le gâteau : il est possible de tester Organilog gratuitement avant de s’abonner.
