Maintenance : Pourquoi utiliser un logiciel GMAO ?

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De nos jours, il est difficile voire impossible d’effectuer une activité de maintenance sans utiliser d’outils informatiques.
Maintenance Pourquoi utiliser un logiciel GMAO

De nos jours, il est difficile voire impossible d’effectuer une activité de maintenance sans utiliser d’outils informatiques. Ces outils numériques permettent non seulement de centraliser l’information et de la rendre accessible partout, mais aussi d’automatiser ou de faciliter la plupart des tâches administratives (planification, stocks, tickets, rapport d’interventions…). Découvrons ensemble pourquoi utiliser un logiciel de GMAO pour sa maintenance.

Qu’est-ce qu’un logiciel GMAO ? Définition

Littéralement “Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur”, un logiciel de GMAO est donc un outil numérique accessible sur ordinateur et mobile qui permet de gérer la maintenance préventive ou curative d’équipements. Indispensable pour les techniciens sur le terrain, mais également pour les gestionnaires qui doivent organiser et planifier les interventions, ainsi que pour la direction afin de bénéficier d’indicateurs (KPI) de l’évolution de l’activité.

Un logiciel de GMAO peut concerner tous les secteurs d’activité qui ont des équipements à maintenir. Dans le cas d’une maintenance pour le compte de clients, coupler le logiciel GMAO avec un ERP comme Organilog sera certainement le plus efficace, étant donné la notion commerciale.

Voici un exemple des secteurs d’activité concernés :

  • l’informatique (gestion de serveurs, télécom, etc.)
  • le froid/clim (fluides frigorigènes, etc.)
  • l’industrie (automobile, aéronautique, chimie, pharmaceutique, etc.)
  • l’énergie (pétrole, gaz, électricité, etc.)
  • les transports (livraisons, dépannage, transports publics, etc.)
  • les collectivités locales
  • etc.

Principales fonctionnalités d’un logiciel GMAO

  • Gestion d’équipements
    • Inventaires des équipements, suivi en pointage par QR code, liste des interventions associées..
  • Gestion des tickets
  • Gestion des interventions
    • Création simplifiée des interventions, assignation aux techniciens, rapports d’interventions automatiques…
  • Gestion du stock
    • Suivi de l’inventaire, alerte seuil de stock critique, décrémentation du stock automatique au fur et à mesure des interventions…
  • Gestion des fournisseurs
    • Suivi des commandes, réapprovisionnement du stock, gestion des fournisseurs…
  • Gestion d’équipe
    • Planification, gestion des absences, pointage des heures, base de connaissances… 
  • Indicateurs de performance
    • Tableau de bord regroupant les KPI (key performance indicators = Indicateurs clés de performance)

Et il existe encore PLEINS d’autres fonctionnalités selon les logiciels. Par exemple, le logiciel Organilog qui propose toutes les fonctionnalités d’une GMAO, ainsi que les fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégrée (ERP), à savoir : facturation, portails clients, avis de passages, ressources humaines, etc.

Les bénéfices d’un outil de GMAO

En intégrant un logiciel de GMAO dans son entreprise, on s’offre tout ce que la technologie a de mieux à nous proposer. (Enfin… selon le logiciel que vous allez choisir)

Comparé aux outils traditionnels tels que Excel ou même le papier, il est évident que la différence sera considérable.

  • Meilleure réactivité en cas d’incident
  • Améliorer la fiabilité des actions effectuées sur les équipements
  • Gain de lucidité opérationnelle
  • Gestion d’équipe améliorée (en cas d’absences notamment)
  • Amélioration de l’image de marque et de la satisfaction client
  • Traçabilité des équipements et de chaque intervention
  • Meilleure gestion des sous-traitants et prestataires
  • Réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise
  • Optimisation des trajets
  • Réduction des coûts (main-d’œuvre, stock..)
  • Éviter les erreurs humaines

Les bénéfices sont nombreux. Certains sont plus difficiles que d’autres à chiffrer, car ce sont des bénéfices indirects, comme l’impact positif sur le moral de vos équipes par exemple.

Comment choisir son logiciel de gestion de maintenance ?

Le choix de l’outil aura un impact considérable sur votre activité de maintenance industrielle. En effet, il existe de nombreux logiciels et chacun à ses avantages et inconvénients.

Critères essentiels pour choisir son logiciel de maintenance

  • La mobilité
    • Qui dit maintenance, dit déplacements quotidiens. Il est donc primordial de choisir un logiciel qui propose une application mobile, pour embarquer le logiciel dans sa poche
  • L’accompagnement / le support
    • Pour adopter la gestion de maintenance assistée par ordinateur, il faut s’attendre à changer ses habitudes de travail. Si vous êtes seul dans l’entreprise, ce sera bien plus simple qu’avec une équipe de 30 techniciens.
      Là où je veux en venir, c’est que le choix de votre logiciel devra aussi se faire sur la qualité d’accompagnement et de support que l’entreprise qui vous le fournit pourra assurer. Ce sera non seulement plus rassurant et moins stressant, mais aussi beaucoup plus efficace.
      Aussi, il est important de vous assurer que le support est réactif en cas de problème.
  • La synergie
    • L’important est de choisir le logiciel qui pourra répondre à un maximum de vos besoins, pour vous permettre de centraliser toute votre activité sur un outil. Rien de plus embêtant et démoralisant que de devoir danser entre les logiciels toute la journée, notamment pour les équipes de bureau.
      Aussi, il sera important de créer une synergie entre les équipes bureau et terrain, il est donc crucial que le logiciel puisse faciliter les échanges, la remontée et la redescente d’information.
  • La personnalisation
    • Il existe de nombreux logiciels qui « forcent » les utilisateurs à suivre une méthode de travail spécifique. Nous vous conseillons de faire très attention à ceci, avant de vous engager avec un logiciel.
      Nous vous conseillons d’utiliser un outil GMAO qui s’adapte à vous, et non l’inverse.
  • Des mises à jour régulières
    • Est-ce que vous travaillez encore avec des outils des années 1920 ? Non, bien sûr que non ! Ici c’est pareil, sauf qu’avec la technologie tout va plus vite. Un logiciel qui effectue régulièrement des mises à jour est un très bon signe. Pourquoi ? Déjà cela montre que l’entreprise qui développe le logiciel est en bonne santé et qu’elle a la volonté d’améliorer constamment le logiciel.

Nos conseils pour choisir le bon logiciel

L’important est de centraliser l’information et d’éviter l’utilisation de plusieurs logiciels. De nos jours il existe des progiciels de gestion intégrée (ERP) qui intègrent également les modules GMAO. C’est le cas chez Organilog par exemple.

L’avantage indéniable est de pouvoir profiter d’une interface unifiée, qui regroupe l’ensemble des fonctionnalités nécessaires, en ayant une notion commerciale et financière, ce qui n’est pas le cas dans une simple GMAO. Cela crée une réelle synergie entre les modules, pour faciliter grandement la communication entre les différents collaborateurs et clients.

La prise en main doit également être rapide, notamment pour intégrer de nouveaux techniciens de maintenance au sein de votre entreprise.

Conclusion

En bref, utiliser une simple GMAO sera généralement plus intéressant pour les gros groupes qui souhaitent gérer leurs propres matériels.

Tandis qu’une GMAO couplée à un ERP sera plus efficace pour des prestations commerciales. (le cas le plus courant)

De nombreux logiciels proposent un accompagnement pour intégrer le logiciel au sein de son entreprise. C’est un bon moyen d’être soutenu par des experts, afin de faciliter l’adoption du logiciel par ses équipes.

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